Infos für Veranstalter

Aus Erfahrung können wir sagen, dass es sehr gut ist, wenn vor Ort bei einer Person alle Infos zusammenfließen und mit der wir im Kontakt stehen können. Hier sollte die Organisation liegen und ein strukturierter Zeitplan eingehalten werden.

Die heiße Phase der Werbung sollte gut 8 Wochen vor dem Konzert beginnen (Siehe unten). Vorher gibt es aber einige Punkte zu beachten, die es euch leichter machen das Konzert „voll zu bekommen“.

PS: In den letzten Jahren waren 95% unserer Konzerte ausgebucht.

‍

• Das Konzert im Gottesdienst, dem Gemeindebrief (oder vergleichbar), eurem Newsletter und der örtlichen Presse bekannt geben. Ein persönlicher Anruf bei der örtlichen Redaktion hilft sehr. Beachtet hier auch Veranstaltungskalender eurer Stadt, die oft digital frei verfügbar sind. Geht weit über eure Gemeinde hinaus, das bringt auch der Gemeinde Bekanntheit.
• Druck von Plakaten und Flyern planen (www.flyeralarm.com/de, www.wir-machen-druck.de, etc.) Vorlagen für Plakat und Flyer findet ihr weiter unten.
• Ein Mix aus Print- und Online Werbung, persönlicher Einladung und wiederholten Erinnerungen sorgt für eine höhere Besucherzahl und eine bessere Reichweite der Veranstaltung.

‍

Werbematerialien veröffentlichen

• Facebook Veranstaltung erstellen & Einladung an Mitglieder versenden
• Flyer & Plakate drucken & verteilen (Gemeinde, Schaukästen, Newsletter, lokale Geschäfte, Freunde, Bibliotheken etc.)
• Ggf Banner an Gemeinde aufhängen
• Ankündigungen in Ansagen der Gemeinde beginnen
• Gezielt Gemeinde bitten, Tickets früh zu kaufen. Das schafft Sicherheit.
• Online-Präsenz vorbereiten
  
  • Facebook Veranstaltung erstellen & Einladung an Mitglieder versenden
  • Veranstaltung in lokale Portale posten
  • WhatsApp Status stets aktualisieren und Einladung versenden

Soziale Medien aktiv nutzen

• Instagram Post mit Konzertdetails
• Facebook-Postings mit konkreten Informationen veröffentlichen
• Hashtags und Erwähnungen nutzen, um Reichweite zu erhöhen
  
  • Unser Facebook Account: facebook.com/AdventskalenderKonzerte
  • Unser Instagram Account: folgt

Offline Werbung intensivieren

• Plakate & Flyer gezielt an relevanten Orten platzieren
• Event in Gottesdiensten und Gemeindeversammlungen ankündigen
• Die Nachbargemeinden nicht vergessen
• Multiplikatoren ansprechen: Bitten, die Veranstaltung bekannt zu machen und sie mit Flyern ausstatten

GEMA Anmeldung des Konzertes durchführen

• Oft gibt es einen Rahmenvertrag der Gemeinde, mit dem etwas Geld gespart werden kann. Die Gema Kosten beliefen sich in den letzten Jahren auf ca. 70 EUR.

Erinnerung & Interaktion erhöhen

• Instagram-Story mit Countdown oder Umfrage (Wer ist dabei?)
• WhatsApp-Status & Gruppen-Updates mit Einladung posten
• E-Mail Newsletter mit finaler Erinnerung und „Call to Aktion: Jetzt Tickets sichern“ versenden

Persönliche Einladungen verstärken

• Menschen direkt ansprechen „Wir freuen uns, dich zu sehen!“
• Erneut auf Social Media erinnern und posten

Letzte Werbemaßnahmen und Ankündigungen

• Facebook- und Instagram-Posts mit Erinnerung & letzter Aufforderung
• WhatsApp-Nachricht an Kontakte & Status-Update setzen
• Plakate nochmals kontrollieren & ggf. aktualisieren
• Falls nötig: Gottesdienst und Gemeindeveranstaltungen erneut nutzen, um Konzert zu bewerben

• Die Gäste herzlich begrüßen und liebhaben
• Einen tollen Abend mit einem schönen Konzert genießen

• GEMA Abwicklung nicht vergessen. Die Playlist der Band einreichen.
• Fotos & Rückblick auf Social Media posten
• Instagram & Facebook mit Bildern & Dank an Teilnehmer und Mitarbeiter
• WhatsApp-Nachricht mit Highlights an Gemeinde versenden
  ‍
• Für weitere Veranstaltungen
  
  • Lernprozess & Feedback sammeln
  • Was hat funktioniert? Welche Werbung war besonders effektiv?
  • Feedback einholen für künftige Events.